Colegio profesional

Proyecto: Lean Manufacturing
Área: Mejora de la productividad

PLANTEAMIENTO

Los responsables de un Colegio Profesional se plantearon como objetivo la mejora operativa y organizativa de la institución.

Consideraban que había un potencial de mejora importante en la organización de las tareas llevadas a cabo por el personal del Colegio. En concreto, no tenían claras las funciones de cada persona ni si las tareas podrían ser realizadas de forma más eficiente.

El objetivo del proyecto fue establecer un plan de mejora operativo y organizativo, que permitiera racionalizar los circuitos y mejorar la eficiencia de los procesos.

EL EFECTO ECOGESA

El proyecto consistió en:

• Realización de un diagnóstico de la situación actual, identificando puntos fuertes y áreas de mejora, desde dos vertientes:
  • PROCESOS: Identificación y análisis detallado de los procesos, mediante entrevistas con el personal clave de la organización, observaciones “in-situ” de las actividades desarrolladas, y estudio de indicadores, informes o cualquier otra información proporcionada.
  • PERSONAS: Análisis de las funciones desarrolladas por el personal y estudio cuantitativo de las cargas de trabajo del personal.

• Proponer un Plan de Transformación para lograr una mejora tanto operativa como organizativa. Para tal, se proponen una serie de recomendaciones, detallando:
  • diagramas de flujo de los principales procesos.
  • tareas a realizar por cada responsable.
  • análisis coste-beneficio de las medidas propuestas.
  • priorización de las recomendaciones según su impacto en los objetivos, su viabilidad, la urgencia, etc. concretando acciones a corto, medio y largo plazo.
  • estrategia, metas y niveles de externalització de actividades, si se tercia.
  • nuevos diagramas de flujo, según las recomendaciones planteadas.
  • cuadro de indicadores para cada proceso.
  • propuesta de nuevo organigrama, alineada con la estructura de procesos.
    • descripción de los nuevos perfiles de puesto de trabajo (misión, responsabilidades y competencias requeridas).
    • redimensión de la plantilla: número de personas propuestas por cada puesto de trabajo.
    • política de retribuciones, incentivos y suplencias/vacaciones.

Se logró el objetivo, estableciendo las bases necesarias para la implantación de un modelo más eficiente, tanto en procesos como en personas.