Auditoría Interna: No solo es un trámite ¿Qué beneficios aporta?
En cualquier sistema de gestión, uno de los requisitos principales es la realización de una auditoría interna de los procesos de la organización. Si bien en muchas organizaciones se ha convertido en un mero trámite por el hecho de tener un Sistema de Gestión maduro y consolidado.
¿Qué beneficios nos aporta la realización de una auditoría interna?
Para obtener una auditoría interna eficaz y eficiente debemos tener en cuenta dos aspectos principales: La planificación y a ejecución de dicha auditoria.
La planificación resulta esencial, pues es en este paso donde definiremos el tiempo a dedicar (en función del muestreo y procesos a auditar), la distribución de dicho tiempo y la definición del equipo auditor/a basándose en su experiencia y, sobre todo, competencia. Sin olvidar que el equipo auditor/a debe ser totalmente independiente del proceso auditado, pues resulta inevitable ser parcial en este caso. Por este motivo, en muchos casos, esta auditoría interna se externaliza siendo el equipo auditor/a totalmente “externo” a la empresa.
Una buena planificación es la base para que auditoria sea eficaz y eficiente, y en consecuencia aporte valor añadido a la empresa. No se trata solo de identificar oportunidades de mejoras y/o deficiencias, se trata de aportar un valor añadido a nuestra organización que nos permita focalizar o priorizar aquellos riesgos que nos pueden generar ineficiencias.
Es muy importante haber realizado al menos una auditoría interna dentro del año natural (este requisito aplica a las auditorias “externas” o de “certificación”).
¿Qué nos ayudará en una auditoría?
Sin embargo, existen acciones que nos ayudarán durante el desarrollo de la auditoría, para que esta se desarrolle de forma ágil y eficaz (tanto para el auditado como para el auditor/a). Algunos ejemplos de estas acciones pueden ser:
- Confirmar la disponibilidad de las personas auditadas, en caso de cambios siempre avisar al inicio de auditoría.
- Disponer de la documentación del sistema fácilmente estructurada y accesible, para lo cual ayuda mucho un registro de documentación vigente claro y sencillo.
- Favorecer una comunicación agradable, uso del mismo lenguaje entre auditado/a y auditor/a favoreciendo la jerga usada en la empresa.
- Compromiso con los horarios establecidos tanto por parte del auditor/a como del auditado/a: establecer o acordar de forma clara y precisa el horario que se realizará durante la auditoria.
- Preguntar al equipo auditor ante cualquier duda o que surja, ya sea durante la auditoría de cualquier proceso o durante la comunicación de cualquier hallazgo.
La realización de una auditoría interna eficaz y eficiente depende por igual de las dos partes (auditado/a y auditor/a).
¿Cómo afrontar una auditoría interna desde el punto de vista del “auditado/a”?
En contra de lo que se pueda pensar, una auditoría interna debe ser asimilable en cuanto a exigencia a una auditoría de certificación. Si bien, se pueda producir en el personal “auditado” cierta sensación de relax por ser auditor/a conocidos, el enfoque de una auditoría interna o de certificación (comúnmente conocida como “externa”) debe ser igual de riguroso por parte del personal auditado.
Existiendo muchas veces la inseguridad de ¿qué me van a preguntar?, ¿Pasaré el examen? En la auditoría interna, se van a auditar (chequear) las diferentes actividades de la empresa, por lo que como auditado/a nos van a auditar todas las actividades que realizamos en nuestro trabajo diario, es decir, las actividades del día a día, por este motivo, se debe afrontar la auditoría interna con total tranquilidad y seguridad de nuestro puesto de trabajo.
No se auditan personas, se auditan procesos y actividades.
