Col·legi professional

Projecte: Lean Manufacturing
Àrea: Millora de la productivitat

PLANTEJAMENT

Els responsables d’un Col·legi Professional es van plantejar com a objectiu la millora operativa i organitzativa de l’institución.Consideraban que hi havia un potencial de millora important en l’organització de les tasques dutes a terme pel personal del Col·legi.

En concret, no tenien clares les funcions de cada persona ni si les tasques podrien ser realitzades de forma més eficient.
L’objectiu del projecte va ser establir un pla de millora operatiu i organitzatiu, que permetés racionalitzar els circuits i millorar l’eficiència dels processos.

L’EFECTE ECOGESA

El projecte va consistir en:

• Realització d’un diagnòstic de la situació actual, identificant punts forts i àrees de millora, des de dos vessants:

  • PROCESSOS: Identificació i anàlisi detallada dels processos, mitjançant entrevistes amb el personal clau de l’organització, observacions “in-situ” de les activitats desenvolupades, i estudi d’indicadors, informes o qualsevol altra informació proporcionada.

  • PERSONES: Anàlisi de les funcions desenvolupades pel personal, i estudi quantitatiu de les càrregues de treball del personal.

• Proposar un Pla de Transformació per aconseguir una millora tant operativa com organitzativa. Per a tal, es proposen un seguit de recomanacions, detallant:

  • diagrames de flux dels principals processos.
  • feines realitzades per cada responsable.
  • anàlisi cost-benefici de les mides proposades.
  • priorització de les recomanacions segons el seu impacte delas objectius, la seva viabilitat, la urgència, etc. concretant accions a curt, mig i llarg termini.
  • estratègia, objectius i nivells d’externalització d’activitats, si fos el cas.
  • nous diagrames de flux, segons les recomenacions plantejades.
  • quadre d’indicadors per cada procés.
  • proposta de nou organigrama, aliniada amb l’estructura de processos,
    • descripció de nous perfils de llocs de treball (missió, responsabilitat i competències requerides).
    • redimensionament de la plantilla: número de persones proposats per cada lloc de treball.
    • política de retribucions, inventius i suplències / vacances.

Es va aconseguir satisfactòriament l’objectiu del projecte, establint les bases necessàries per a la implantació d’un nou model més eficient, tant des del vessant de processos com des de la de persones.